Bir çok mail sunucusu yöneticisi için en büyük problemlerden biri de, yönettiği organizasyondan gönderilen maillerin önemsizlere düşmesi ve spam olarak algılanmasıdır.
Bu yazımda, bunun önüne geçmek için yapılması gerekenleri maddeler halinde irdeleyeceğim.
Bildiğiniz gibi değişen dünya ile birlikte, satış ve pazarlama alanında da bir değişim söz konusu. Artık kısmen de olsa sıcak pazarlama dediğimiz yüzyüze pazarlamadan çok, hem daha az maliyetli ve daha az vakit kaybettiren çevrimiçi pazarlama tercih ediliyor.
Bu yöntem müşterinin zamanını almadan ve istediğiniz zaman ulaşabileceğiniz bir yol olarak görülüyor.
İlgili çevrimiçi yöntemlerden biri de, e-mail marketing dediğimiz, aslında siz istemeseniz de gelen reklam/pazarlama mailleridir.
Bahsettiğimiz istem dışı maillerin önüne geçmek için ise ayrı bir çaba söz konusu.
Bu çabaları bazı organizasyonlar üstlenmiş görünüyor. Bu tür organizasyonlar bir liste tutarak spam yaptığı tespit edilen ip’leri ya da domainleri bu listelere eklemek suretiyle, mail sunucusu yöneticilerinin kara listeleri kullanarak filtreleme yapması öngörülüyor.
Bu yöntem kısmen başarılı olsa da, bir mailin spam olup olmadığını anlamak için bazı ek testlerden geçirilmesi gerekiyor.
1) Temiz bir ip adresi :
Spam listelerine düşmemek için bence en önemli kriter mail sunucunuzun hizmet verdiği mx kaydındaki ip adresinin temiz olmasıdır.
ISP tarafından verilen bu ip adresleri üzerinden daha önce e-mail marketing tarzı spam mail gönderimleri yapılmış ise blok olarak kara listeye alan organizasyonların birinde ip bloğunuz olabilir. Bu durumda katı kurallar uygulayan spam filtreleme yazılımlarına takılabilirsiniz.
2) SPF Kaydı :
SPF kaydı, bir DNS kayıt tipi ile göndericinin ilgili alan adı için mail atmaya yetkisi olup olmadığını kontrol eden bir doğrulama mekanizmasıdır. Spam filtreleme yazılımlarının kontrol ettiği doğrulama yöntemlerinin başında gelir. Serder-ID Reputation dediğimiz doğrulama yöntemi, SPF kaynaklı çalışır ve ip adresi veya alan adınızın itibarı belirlenir.
SPF Kaydınızı oluşturmak için ilgili linki kullanabilirsiniz : https://www.microsoft.com/mscorp/safety/content/technologies/senderid/wizard/default.aspx
3) Kara Listeleri Kontrol Edin (DNSBL)
Yukarıda izahatini yaptığım kara listelere girmiş iseniz aşağıdaki adreslerden bunun kontrolünün yapılması ve gerekiyorsa delisting (listeden çıkarma) işlemine girişilmelidir. Her listenin kendine has “delisting” işlemi olduğu gibi, eğer yapamıyorsanız servis sağlayıcınızdan konuyla ilgili yardım talebinde bulunabilirsiniz.
Kara liste kontrolü için ise şu linki kullanabilirsiniz : http://mxtoolbox.com/blacklists.aspx
4)SMTP Relay :
Smtp Relay ; uzaktan, sizin mail sunucunuz kullanarak mail atabilme prensibine dayanır. Bu durum yaygın kullanılan bir yöntemdir ve sunucunuz üzerinden istem dışı atılan çoklu mailler ip adresinizin ve alan adınızın kara listelere düşme ihtimalini oldukça arttırır.
Smtp Relay kontrolü için kullanabilirsiniz : http://mxtoolbox.com/diagnostic.aspx
Test sonucu size bu görüntüyü döndürmelidir : 
5) DomainKeys :
Domain Keys; ilk olarak yahoo tarafından kullanılan bir mail doğrulama yöntemidir. Her mail gönderici, ilgili maili kendi gönderdiğine dair bir anahtar üretir ve mailin başlık kısmına yerleştirir. Ve bu sayede mailin gerçekten adres kısmında kişinin kendisi tarafından gönderilip, gönderilmediği belirlenmiş olur. Bu testen olumlu olarak geçiyorsanız spam olarak algılanma oranınız da o kadar düşük olacaktır.
Testi şu adresten yapabilirsiniz : http://domainkeys.sourceforge.net/policycheck.html
6) Phishing içerikli sözcükler:
Phishing dediğimiz, gönderilen kişiyi kandırmaya (avlamaya) yönelik içerik barındıran, ya da buna yönelik bir algı barındıran (sözcük, resim vb…) mailler spam olarak algılanmanıza neden olabilir. (top 100) : http://wordspy.com/index.php?page=top100
7) HTML yerine text mail gönderin :
Bildiğiniz gibi reklam/pazarlama amacı taşıyan mailler genelde bir görsel ile beraber gelir. Görsel ise genelde mail ile değil, html içine gömülmüş ve uzak sunucudan çağrılan görsellerdir.
Bu ve buna benzer maillerinizin spam kategorisinde algılanmanıza neden olabilir.Maillerinizi HTML olarak göndermek yerine, zengin metin ya da text formatında göndermenizi tavsiye ederim. Bu yöntemle daha az spam kategorisinde algılanırsınız.
8 ) Her görseli mailinize yerleştirerek göndermeyin :
Mail içine gömdüğünüz görseller bazen sizin spam olarak algılanmanıza neden olabilir, görselleri standart boyutlara ve doğru dosya uzantısına çevirerek gönderiniz.
Görsellerinizin jpeg,jpg,png gibi uzantılara sahip olması tanınmayan görsel formatlarına oranla iletilmesi daha basittir.
Bu liste hakkında daha fazla detay bana yazabilirsiniz.