ERP seçimi nasıl yapılır?

Bu rehber, ERP seçim aşamasında olan kurum ve kuruluşlara kaynak oluşturmak amacıyla hazırlanmıştır.
Bu kaynak, ERP nedir, neden bir ERP yazılımı kullanılmalıdır, ERP seçiminden önce işletmeler nasıl bir hazırlık yapmalıdır ve ERP seçimi nasıl yapılır gibi konuları kapsamaktadır.

ERP Nedir?
ERP ( Enterprise Resource Planning ) türkçeye kurumsal kaynak planlama olarak çevrilmiş olsa da, aslında bir kuruluş içinde tüm bilgi akışının bütünleşmesini sağlayan ticari yazılımlardır.

ERP, işletmenin stratejik amaç ve hedefleri doğrultusunda, müşteri taleplerini en uygun şekilde karşılayabilmek için, farklı coğrafi bölgelerde bulunan tedarik, üretim ve dağıtım kaynaklarının en etkin ve verimli bir şekilde planlanması, koordinasyonu ve kontrol edilmesi fonksiyonlarını  barındıran sistemlerdir.

ERP, kurumların yönetim birimlerini ve iş süreçlerini bütünleştirerek, rekabet üstünlüğü elde edebilmek için en iyi iş uygulamalarını, yöntemlerini ve araçlarını belirlemeyi ve bunları uygulamayı hedefler (Mabert vd., 2001)

ERP sistemi; muhasebe, finans, satış-dağıtım, üretim planlama, stok yönetimi,
satınalma, üretim, pazarlama, kalite yönetimi, bakım-onarım, insan kaynakları
yönetimi gibi fonksiyonları bütünleşik bir tarzda ele almaktadır (Levine, 1999).
Amaç, tüm bu fonksiyonlar arasındaki işbirliğini ve etkileşimini, tutarlı bir şekilde geliştirmektir.

Türkiye’de kullanılan ERP programlarına dair yazımı şuradan okuyabilirsiniz:
Yerli ERP Programları : https://www.mehmetyayla.com/en-iyi-erp-hangisi/

Ayrıca desteğini verdiğim Odoo ile alakalı makaleye de şuradan ulaşabilirsiniz
Odoo ( Açık Kaynak ) ERP : https://www.mehmetyayla.com/odoo/

Neden bir ERP kullanılmalıdır?
Yukarıdaki görselde görüleceği üzere, ürün ya da hizmet üreten ve satan işletmeler için oldukça farklı iş birimlerinin ortaklaşa yürüttüğü bir iş akış şeması bulunmaktadır.
Tedarikçi İlişkileri, Ürün Tedariği, Üretim Yönetimi, Lojistik ve Stok Kontrolü, Satış ve Pazarlama, Muhasebe&Finans, İnsan Kaynakları ve Müşteri İlişkileri Yönetimini kapsayan bu süreçler işletmenin karakteristiğine göre oldukça karmaşık bir hal alabilmektedir.

Günümüzde işletmelerin, sınırların ortadan kalktığı rekabetçi piyasa şartlarında ayakta kalabilmeleri ve varlıklarını sürdürebilmeleri, sahip oldukları ekonomik kaynakları etkin ve verimli kullanmalarına bağlıdır. Diğer taraftan sınırların ortadan kalktığı bu iş ortamında işletmeler, hızlı bir değişim ve bunun getirdiği yeni fırsatlar ve tehditler ile karşı karşıya bulunmaktadır.

Bu hızlı değişime ayak uydurabilmek ve veriye dayalı doğru rekabet edebilmek için mutlaka kaynakların doğru kullanılması ve üretilen verinin karar süreçlerine dahil edilmesi sağlanmalıdır.

Örneğin, üretim yapan bir işletme, müşterisine üretim planlamadan gelen veriye dayalı olarak doğru termin tarihi veremiyorsa, ya da üretim kapasitesini doğru hesaplayamıyorsa, stoğundaki ürünün kritik stok seviyesini bilmediğinden üretimde hammadde sıkıntısı yaşıyorsa, nakit akışını ve bütçesini doğru çalıştıramıyorsa rekabet gücünü kaybedecektir. Doğru termin veremediği için müşterisini kaybedecek ya da nakit akışını doğru yönetemiyorsa mali kaynak sıkıntısı yaşayacaktır.

İşletmeler, bu rekabetçi koşullarda tüm kaynaklarını etkin yönetebilmek için bir yazılım/sistem arayışına girerler. Çoğu zaman bu sorunları, mikro ölçekteki ve her iş biriminin kendi problemini çözecek birden çok yazılımla çözmeyi denerler. Farklı iş birimlerinin ihtiyaçlarını çözmek için kullanılan sayısız küçük yazılım daha fazla karmaşa ve mükerrer veri oluşturduğunda, firmalar bütünleşik bir sisteme geçmeye karar verirler.
Bu noktada devreye bütünleşik bilgi sağlayan ERP sistemleri girer.

ERP sistemleri, yukarıda sadece birkaç tane saymış olduğum ve daha yüzlercesi bulunan farklı sorunlara çözüm bulmayı amaçlar.

Firmalar ERP Yazılımına Geçmeden Önce Nasıl Hazırlanmalıdır?
Unutulmamalıdır ki; ERP sistemleri bir sihirli değnek değildir. İşletmelerin yaptığı en büyük hatalardan biri, ERP sistemlerine geçildiğinde her soruna kendiliğinden çözüm bulacaklarına inanmaları ve bu gerçekleşmediğinde projeye ve sisteme inançlarını kaybetmeleridir. Bu aynı zamanda projenin sağlığı için de hayati öneme sahip bir unsurdur.

ERP sistemine geçmeden önce, işletmelerin mutlaka yapması gereken ev ödevleri vardır.

1- ERP sistemine geçmeden önce, mutlaka işletme içinde yetkinliği olan, departmanlardaki  süreçlere hakim ve karar verici niteliği olan kişilerden oluşan bir proje grubu belirlenmelidir :
Karar süreçlerine bu oluşum dahil edilerek, süreçte etkin olmaları sağlanmalıdır.
2- Proje sponsorunun güçlü desteği sağlanmalıdır:
Projenin sağlıklı şekilde ilerleyebilmesi için proje sponsorunun güçlü desteği şarttır. Zira ERP sistemlerinin az ya da çok işletmeye bir değişim getireceği açıktır. Bu değişime ayak uydurmak istemeyen personeller olacağı gibi, süreçlerini daha şeffaf olmaya zorlayacağınız departmanların direnci ile de karşılaşmanız olasıdır. Bu noktada proje sponsorunun desteği hayati önemdedir.
3- İş süreçlerinin analizi ve iyileştirilmesi :
Projeye başlamadan önce yapılması gereken önemli adımlardan biri de, işletmedeki iş süreçlerinin analiz edilmesi, varsa iyileştirme çalışmalarının yapılması, yoksa süreçlerin dökümante edilmesi, ve yeni süreçlere adaptasyonun takip edilmesi önemlidir.
Aksak işleyen bir süreç üstüne bina ettiğiniz her sistem bir süre sonra çökmeye mahkumdur.

ERP Seçimi Nasıl Yapılır?
Yazının başlığını da oluşturan bu bölümde bir ERP sistemi seçimi nasıl yapılır, seçim yaparken nelere dikkat etmek gerekir bunlara değinmek istiyorum. Zira yanlış sistem seçimi, hem ciddi mali ve zaman kaybına hem de motivasyon kaybına yol açacaktır.  Unutulmamalıdır ki, ERP geçiş süreçleri ciddi bir maliyet kalemidir ve her yıl yeniden değiştirecebileceğiniz sistemler değillerdir.

Bir ERP seçimini 3 ana başlıkta incelemek doğru olur.
1- Verimlilik
2- Maliyet
3- Zaman

1- Verimlilik : 
Piyasada hem yerli, hem de global çözüm üreten onlarca farklı ERP çözümü bulunmaktadır. Acaba sizin işletmeniz için en doğru çözüm hangisi?
Bu soruya cevap vermek için ne istediğinizi bilmek çok önemlidir.
Bu amaçla, RFP (Request for Proposal) dediğimiz ihtiyaç analizi ya da teklif toplama dökümanı hazırlanmalıdır.
Gerçekten neye ihtiyacımız olduğunu, proje ile ne hedeflediğimizi, neyi nasıl yaptığımızı detaylı şekilde analiz ederek bir ihtiyaç analizi dökümanı hazırlanmalıdır.
Bu dökümanı, öncelikle sektörümüzde faaliyet gösteren çözümler var ise ilgili çözüm ortaklarına, yok ise daha global çözüm üreten iş ve çözüm ortaklarına göndermek gerekmektedir.
Sektör tecrübesi hayati bir konudur. Sektörel çözüm üreten firmalar, sizinle aynı sektörde bulunan firmaların iş süreçlerine zaten hakimdir. Neyi nasıl yapması gerektiğini zaten bilmekte ve uygulamaktadır. Bu tecrübeden faydalanmak işletmenizin şüphesiz avantajına olacaktır. Bu mutlaka sektörel bir çözüm kullanmak gerektiği manası taşımamaktadır, fakat nihai değerlendirme yapacağınız süreçlere dahil etmeniz avantajınıza olacaktır.
Eğer böyle bir dikey çözüm yok ise, ihtiyaç analiz dökümanı gönderdiğimiz firmaların, bu ihtiyaçlarınızı ne kadar karşıladığına bakılarak, daha kapsamlı demo veya workshop çalışması yapılmalıdır.

Bu çalışmalar, işletmenizin süreçlerini kapsayan bir senaryo olabileceği gibi, yazılımın yeteneklerini ölçebileceğiniz hayali bir senaryo üzerinden de yapılabilir. Proje grubunun mutlak suretle bulunması gereken bu workshop’ların nihayetinde, yazılımlarla ilgili aşağıdaki soruları mutlaka ilgili grubun cevaplaması gerekmektedir.
+ Yazılım iş süreçlerimin tamamını kapsıyor mu?
+ Yazılımın ekranları kullanıcı dostu mu ve kolay öğrenilebilir mi?
+ Yazılım işletmeme göre uyarlayabileceğim esnekliğe sahip mi?
+ Yazılım diğer servislerle entegre çalışabilir mi?
+ Yazılımı süreçlerimize hızlıca dahil edebilir miyim?
+ Yazılımın tedarikçisi, süreçlerinizi anlayabiliyor mu?
bu veya işletmenize özel artırabileceğiniz bir puantaj ile yazılımları değerlendirebilirsiniz.

2- Maliyet
Şüphesiz bir ERP projesindeki en önemli seçim unsurlarından biri maliyettir.
Fakat projeyi salt olarak proje lisans maliyeti olarak değerlendirmemek gerekir. Doğru seçim yapamadığınızda, projenin satınalma maliyeti düşündüğünüzden çok daha fazla olabilir.
Maliyet noktasında dikkat etmemiz gereken hususlar kabaca şöyledir:
+ Proje kullanıcı lisans maliyeti nedir?
+ Proje yıllık bakım&yenileme lisans maliyeti ne kadar?
+ Veritabanı lisansı gibi 3. parti lisans maliyetleri bulunmakta mı?
+ Proje danışmanlık adam/gün bedeli nedir?
+ Öngörülen proje uygulama danışmanlığı maliyeti nedir?

Bu noktada gözden kaçan noktalardan biri, ek modül maliyetleridir. Uygulama içinde kullandığınız ama çözüm ortağınızın ek lisans bedeli ile lisanslandırdığı modüllerin maliyetine mutlaka dikkat etmelisiniz.
Bir diğer önemli husus ise lisanslama yönetimidir.
Birçok global çözüm concurrent olarak tanımlanan eş zamanlı kullanımı desteklemez. Her kullanıcı için ayrı bir lisans mantığı ile çalışır. Oysa yerli olarak sunulan birçok çözüm eşzamanlı kullanıcı modeli ile çalışır. Bu şu anlamı taşır; örneğin 50 ERP kullanıcınız var ama 25 adet lisans aldınız, eş zamanlı kullanımda, sisteme istediğiniz kadar kullanıcı tanımı yapabilir ama aynı anda 25 kullanıcı kullanabilir. Bu çoğu zaman 50 kullanıcı için yeterli olacaktır. Ama kullanıcı başına lisans modeliyle yönetilen bir çözüm tercih ederseniz, mutlaka 50 adet kulllanıcı lisansı almalıydınız. İki model arasında işte böyle bariz bir fark olacaktır.

3-Zaman
Zaman, yine ERP projeleri için önemli unsurlardan biridir. Daha çok maliyetle ilintili gibi görünse de, aslında proje motivasyonunu için de önemlidir.
Projenin canlıya alma süresi ne kadar uzarsa, proje motivasyonu o kadar düşecektir.
Bu amaçla, seçeceğiniz çözümün süreçlerinizi uçtan uca ne kadar karşılıyor, ne kadar ek geliştirmeye ihtiyacım olacak gibi konular önem kazanmaktadır. Seçeceğiniz Çözümün standart özellikleri, beklentilerinizi ne kadar fazla karşılıyorsa, proje zamanından o kadar çok tasarruf edersiniz.
Yine grup şirketlerinde pilot şirket belirlenmek suretiyle hızlı devreye alma sağlanabilir.
Ya da süreçleri bağımsız pilot departmanın devreye alınmasıyla, proje motivasyonu artırılabilmektedir.

Sonuç:
Bu kısa rehberde, ERP seçerken nelere dikkat etmeniz gerektiğini özetlemeye çalıştım.
Takdir edilmelidir ki, her başlık farklı bir makale konusu olacak kadar uzundur.

Ama genel bir fikir vermem gerekirse, önce kendinizi tanıyın, ne istediğinizi bilin, nereye varmak istediğinize karar verin, süreçlerinizi düzeltin ve ERP seçimini bu aşamalardan sonra gerçekleştirin.
Konuyla ilgili diğer makaleme ulaşmak için : Tıklayınız 

Soru&Görüş ve Destek talepleriniz için :
Mail : ben@mehmetyayla.com
Linkedin : https://www.linkedin.com/in/mhmtyy/
Telefon : 0542 590 44 00

Okuduğunuz için teşekkür ederim